Реестр разделов в Excel - стандарт де-факто в проектных организациях. Он работает, пока проектов три и ГИП один. На портфеле от пяти объектов таблица начинает врать, и цена этого вранья - сорванные сроки выдачи и перерасход. Разбираем пять типовых точек отказа.
Как обычно устроен учёт
На каждый проект - файл с листами по стадиям. В строках - разделы и марки: ПЗ, КЖ, КМ, ЭОМ, ВК, ОВ, ПОС, смета. В столбцах - исполнитель, плановая дата выдачи, статус, который кто-то должен не забыть обновить. Файл лежит на сетевом диске или ходит по почте.
Точка отказа 1: актуальность
Таблица показывает не состояние проекта, а состояние на момент, когда её в последний раз обновляли. Разрыв обычно одна-две недели. Директор принимает решения по данным двухнедельной давности и узнаёт о проблеме на совещании, когда раздел уже просрочен.
Точка отказа 2: статусы обновляются вручную
Статус «выдан» в таблице и фактическая передача тома заказчику - разные события. Между ними человек, который должен открыть файл и поменять ячейку. При загрузке исполнителей этим жертвуют в первую очередь. В системе статус меняется тем же действием, которым том выдаётся, - расхождения исключены.
Точка отказа 3: сроки не связаны между собой
Выдача РД зависит от прохождения экспертизы, экспертиза - от готовности ПД, ПД - от полученных ИРД. В таблице эти связи существуют только в голове ГИПа. Сдвиг одной даты не пересчитывает зависимые, и о том, что цепочка поехала, узнают по факту срыва. Это работа для графика с зависимостями и критическим путём, а не для плоской таблицы.
Точка отказа 4: версии файлов
«Реестр_2024-017_финал_правка2_ИСПРАВЛЕННЫЙ.xlsx» - это не шутка, а реальное имя файла. Когда реестр ходит по почте, копий становится столько же, сколько участников переписки, и какая из них актуальна - вопрос веры.
Точка отказа 5: права доступа
В файле либо видно всё всем, либо начинается зоопарк из «реестр для ГИПов», «реестр для директора» и «реестр для заказчика», которые расходятся между собой в первый же месяц. Разграничить доступ по ролям внутри одного файла Excel не умеет.
Что должно быть вместо
Единая таблица разделов по всем проектам, где статус и прогресс обновляются рабочими действиями исполнителей, просрочка подсвечивается автоматически, сроки связаны зависимостями, у каждого тома есть версия, а каждая роль видит своё. Это не «Excel, но в браузере», а другая модель работы: данные вводятся один раз там, где возникают.
Как это устроено в Atlas PM - на странице функционала. Посмотреть живую таблицу разделов с марками и статусами можно в демо-среде - доступ выдаём по заявке.